Lex est quod notamus...
Kancelaria notarialna to miejsce, w którym prawo spotyka się z codziennym życiem — zawieramy tu umowy, potwierdzamy tożsamość, zabezpieczamy majątek. Choć notariusz pełni służebną rolę wobec klientów, nie jest zobowiązany do wykonania każdej czynności, o którą zostaje poproszony. Kiedy i dlaczego może odmówić? Wyjaśniamy.
Notariusz w Polsce nie jest zwykłym usługodawcą. Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. — Prawo o notariacie, notariusz jest osobą zaufania publicznego, a czynności przez niego dokonywane mają moc dokumentów urzędowych. Ta szczególna pozycja wiąże się zarówno z obowiązkiem działania, jak i z prawem — a niekiedy obowiązkiem — odmowy sporządzenia określonych aktów i dokumentów.
Kluczowym przepisem jest tutaj art. 81 Prawa o notariacie, który stanowi, że:
Notariusz odmawia dokonania czynności notarialnej sprzecznej z prawem.
To lapidarne sformułowanie kryje w sobie bardzo szerokie zastosowanie. Odmowa nie jest zatem prawem notariusza — to jego ustawowy obowiązek w określonych sytuacjach.
Notariusz nie może uwierzytelnić umowy, która narusza przepisy prawa — bez względu na to, czy strony są świadome tej sprzeczności, czy nie. Dotyczy to zarówno:
Notariusz związany jest Kodeksem Etyki Zawodowej Notariusza. Jeśli czynność, choćby formalnie zgodna z przepisami, naruszałaby zasady rzetelności, uczciwości lub godności zawodu — notariusz może odmówić jej dokonania.
Notariusz ma obowiązek upewnić się, że:
Jeśli którykolwiek z tych warunków budzi uzasadnione wątpliwości, notariusz może odmówić sporządzenia aktu.
Wiele czynności notarialnych wymaga dołączenia określonych dokumentów — np. wypisu z księgi wieczystej, zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami, zgody małżonka na zbycie nieruchomości wchodzącej w skład majątku wspólnego. Brak tych dokumentów uniemożliwia przeprowadzenie czynności zgodnie z prawem.
Jeśli notariusz stwierdzi, że osoba przystępująca do czynności jest w stanie wyłączającym świadome lub swobodne podjęcie decyzji (np. pod wpływem alkoholu, środków odurzających, w stanie silnego wzburzenia emocjonalnego lub choroby psychicznej), ma obowiązek odmowy. Akt sporządzony w takich warunkach byłby nieważny, a notariusz narażałby się na odpowiedzialność dyscyplinarną i cywilną.
Sama treść umowy może być pozornie zgodna z przepisami, lecz jej cel — ukryty za fasadą czynności prawnej — może zmierzać do osiągnięcia skutku zabronionego. Klasycznym przykładem jest fikcyjna sprzedaż majątku w celu pokrzywdzenia wierzycieli. Notariusz, dostrzegając taki zamiar, powinien odmówić sporządzenia aktu.
Odmowa nie jest jednostronną decyzją notariusza podjętą bez wyjaśnienia. Zgodnie z art. 83 Prawa o notariacie, na żądanie strony notariusz obowiązany jest wydać postanowienie o odmowie dokonania czynności notarialnej. W postanowieniu tym notariusz:
Strona niezadowolona z odmowy może zatem dochodzić swoich praw na drodze sądowej — sąd oceni, czy odmowa była zasadna.
Warto podkreślić, że notariusz nie może odmówić dokonania czynności z powodów arbitralnych, osobistych uprzedzeń czy niechęci do konkretnych stron. Prawo o notariacie gwarantuje równy dostęp do czynności notarialnych. Nieuzasadniona odmowa może stanowić podstawę do złożenia skargi do Rady Izby Notarialnej lub wszczęcia postępowania dyscyplinarnego.
Odmowa wykonania czynności notarialnej to mechanizm ochronny — zarówno dla stron, jak i dla całego obrotu prawnego. Notariusz, jako gwarant zgodności z prawem, musi nieraz podjąć trudną decyzję, która chroni interesy stron lepiej niż bezkrytyczne sporządzenie wnioskowanego dokumentu.